Plan Estratégico de Desarrollo 2025-2035 

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Mecanismos de participación

1- Debate, concertación y decisiones de las Mesas Temáticas convergentes

Los debates y concertaciones serán decisivos para llegar a consensos y decisiones dado que las funciones de las mesas temáticas convergentes consisten en incidir a través de sus aportes en el establecimiento de lineamientos, objetivos y metas claras y específicas. Esta responsabilidad incluye la identificación de prioridades y la definición de estrategias o propuestas de trabajo recogidas utilizando los diferentes mecanismos de participación.



La facilitación del debate:  durante las sesiones el coordinador de Mesa y la secretaría técnica propician que quienes participen tengan oportunidad de expresar sus puntos de vista y que la discusión se mantenga enfocada en los objetivos establecidos.

Se trata de identificar temas prioritarios y/o acciones específicas que cuenten con apoyo amplio. Se promueve la concertación y el compromiso para explorar soluciones que satisfagan las necesidades y preocupaciones de las partes.

Por último, se debe elaborar documentación y realizar seguimiento a los debates y decisiones tomadas. Deberán incluirse actas, resúmenes o informes que registren los puntos clave y las conclusiones alcanzadas. Además, se deben establecer mecanismos de seguimiento. 

2- Encuesta

Se implementará una encuesta dirigida a la comunidad universitaria y a aliados de la Universidad del Valle, tanto en Colombia como en el exterior. Iniciará con una base de datos que oscila entre 40 y 50 mil personas identificadas en direcciones de correo electrónico que pertenecen a las bases de datos de la universidad garantizando el debido manejo y protección de datos personales e informando detalles de sus resultados.

Se enviarán paquetes de correos y se designará personal para la distribución de la encuesta, así como para la revisión de posibles errores en las bases de datos. Se realizará un seguimiento semanal del volumen de respuestas hasta alcanzar un umbral adecuado para los objetivos del Plan Estratégico de Desarrollo (PED) 2025-2035.

La encuesta incluirá la caracterización de los encuestados y clasificación según con base en su pertenencia a los estamentos universitarios, temas de interés, evaluación de logros y liderazgo, mecanismos de participación, seguimiento al plan, identificación de problemas relevantes, lecciones aprendidas y propuestas.

Las mesas temáticas convergentes podrán realizar sondeos de acuerdo con las temáticas propias de las mesas o según su interés. 

3- Página web, medios de Comunicación y redes sociales

Desde el comité directivo y técnico se ha dispuesto la adopción de un web site institucional como mecanismo para la participación y consulta con herramientas de interactividad con el acompañamiento de la Dirección de Comunicaciones de la universidad y un técnico web mánager vinculado al equipo de comunicaciones del Plan encargado de la difusión en medios de comunicación y en las diferentes redes sociales para la construcción del Plan de Desarrollo Universitario.



El comité técnico dispondrá de un equipo operativo para proveer una plataforma interactiva a todos los participantes, accesible y de sencillo uso. Será un canal de doble vía para la creación de contenidos informativos y educativos sobre las temáticas a consultar, utilizando diferentes formatos de texto, imágenes fijas y videos.

La divulgación en redes sociales, especialmente Instagram, será una herramienta para llegar a una audiencia amplia y diversa, en especial de estudiantes. También para publicar contenido relevante que invite a la participación y genere interacción entre la comunidad universitaria.

Tanto en la página web, los medios de comunicación y redes sociales propias de la universidad se implementarán diversas estrategias de participación para asegurar la inclusión de todos los estamentos universitarios: 

• Consultas en línea: abordarán las temáticas clave y permitirán recopilar opiniones y preferencias de manera estructurada.
• Foros de discusión: en la página web donde los usuarios puedan presentar ideas, plantear preguntas y expresar opiniones.
• Envío de propuestas: propuestas y sugerencias a través de formularios en línea, correos electrónicos o mensajes directos en redes sociales.
• Comentarios en publicaciones: para fomentar la participación activa en las publicaciones de las redes sociales.
• Gestión de la Participación: equipo encargado de monitorear y gestionar la participación en la plataforma en línea y redes sociales. Este equipo se encargará de moderar los comentarios, analizar la información recopilada y asegurar que las propuestas sean tenidas en cuenta en el proceso de construcción del Plan de Desarrollo Universitario.
• Análisis y presentación de resultados: de los datos recopilados a través de la plataforma en línea y las redes sociales, identificando tendencias, áreas de consenso y puntos de disenso. 
• Las mesas temáticas convergentes tendrán la responsabilidad de informar a la comunidad universitaria sobre los resultados de consultas que realicen, para fomentar la retroalimentación continua durante todo el proceso.

4- Foros y conversatorios

Es responsabilidad de las mesas temáticas convergentes a través de Foros y Conversatorios temáticos, adelantar: 

• Identificación de Temáticas Relevantes: que serán abordadas durante los foros y conversatorios, considerando aspectos académicos, administrativos, de infraestructura, investigación, vinculación con la comunidad, entre otros.
• Planificación y Programación de Eventos:  con un calendario de eventos, cada uno enfocado en una temática específica. Determinar la frecuencia, duración y modalidad de cada evento (presencial, virtual o híbrido).
• Invitación y convocatoria: abierta y amplia a toda la comunidad universitaria. Utilizar diversos canales para difundir la convocatoria, como correos electrónicos, redes sociales, carteles y boletines informativos.
• Diseño de la Dinámica de Participación: con una estructura para cada foro y conversatorio. Se buscará incluir presentaciones de expertos, paneles de discusión, mesas de trabajo y grupos de discusión.
• Facilitación de los Eventos: Designar facilitadores, conferencias o expertos para guiar las discusiones y asegurar un ambiente de respeto, inclusión y colaboración durante los foros y conversatorios. Foros y eventos por Estamentos

Se estableció como mecanismo para que los diferentes estamentos universitarios y en virtud de su autonomía, la posibilidad en el marco de eventos convocados y realizados, sean recogidas como insumo para consultar sobre diferentes temáticas para la construcción del plan Estratégico de desarrollo. Para ello, los estamentos establecerán directrices claras sobre el proceso de consulta y los objetivos a alcanzar.

Las coordinadoras de los eventos se encargan de realizar la convocatoria y difusión de su respectiva asamblea, aunque se acompañará con la utilización diversos canales de comunicación, para asegurar una amplia participación.

Del producto de este mecanismo, los coordinadores de los eventos deben recoger y sistematizar las intervenciones, propuestas, observaciones, etc. Como insumo de trabajo para los debates de las mesas temáticas convergentes. Las actividades serán las siguientes:

• Registro de Opiniones y Conclusiones: Implementar mecanismos para registrar las opiniones, ideas y conclusiones surgidas durante los eventos. 
• Análisis y consolidación de resultados: identificando puntos de convergencia, divergencia y áreas prioritarias de acción. 
• Comunicación acerca de eventos desarrollados: Informar a la comunidad universitaria sobre el desarrollo de eventos a través de diversos medios de comunicación institucionales.
  
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